Thực hiện công việc để duy trì các chứng nhận hệ thống theo tiêu chuẩn quốc tế cho hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, … tại công ty được phân công:
- Xây dựng mới/ cập nhật tài liệu hệ thống, đảm bảo tài liệu đầy đủ và hiệu lực theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Đề xuất tài liệu/ hoạt động để cải thiện hệ thống ngày càng chặt chẽ hơn theo yêu cầu tiêu chuẩn
- Hướng dẫn, tư vấn các bộ phận thực hiện theo yêu cầu của hệ thống
- Phối hợp với phòng đào tạo đào tạo nhận thức tiêu chuẩn khi được phân công
- Cập nhật các bảng phân tích rủi ro hàng năm của phòng Đảm bảo tuân thủ hệ thống và công ty. Yêu cầu, hướng dẫn và đảm bảo các bộ phận cập nhật bảng phân tích của bộ phận đầy đủ, chính xác, kịp thời
- Theo dõi việc thực hiện kế hoạch giám sát, đo lường theo yêu cầu của tiêu chuẩn
- Phối hợp với đội HACCP/ đội an ninh cập nhật các bản phân tích rủi ro, thẩm tra, thẩm định, đầy đủ, chính xác, kịp thời (đối với tiêu chuẩn BRCGS, FSSC, C-TPAT)
- Đánh giá nội bộ, Đánh giá tuân thủ luật: Lập kế hoạch, triển khai đánh giá, kiểm soát việc đánh giá tiến hành theo đúng kế hoạch, thu thập hồ sơ đầy đủ, chính xác; Tích cực tham gia đánh giá nhằm phát hiện các điểm không phù hợp, khuyến nghị cải tiến cho hệ thống.
- Đánh giá bên ngoài về hệ thống: Liên hệ tổ chức chứng nhận yêu cầu tiến hành đánh giá kịp thời, kiểm tra xác nhận kế hoạch đánh giá với tổ chức chứng nhận, thông báo kế hoạch đánh giá, triển khai đánh giá, kiểm soát việc đánh giá tiến hành theo đúng kế hoạch, thu thập hồ sơ đầy đủ, chính xác. Trực tiếp đối ứng chuyên gia đánh giá bên ngoài về hệ thống.
- Hướng dẫn các bộ phận phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ, xác định hành động khắc phục mang tính hệ thống
- Làm báo cáo xem xét của lãnh đạo, mời họp, viết biên bản họp và phân phối cho bộ phận liên quan
- Triển khai và giám sát việc khắc phục/ cải tiến sau đánh giá nội bộ và bên ngoài/ xem xét của lãnh đạo. Đảm bảo các phát hiện/ đầu ra từ xem xét của lãnh đạo được khắc phục/ cải tiến và lưu hồ sơ đầy đủ, kịp thời, phù hợp.
- Đánh giá GAP, thực hiện điều chỉnh hệ thống theo yêu cầu của các tiêu chuẩn khi có thay đổi
- Cập nhật nội dung tài liệu đào tạo nhận thức tiêu chuẩn khi có thay đổi
Trả lời bảng khảo sát/ đánh giá khách hàng về hệ thống quản lý theo yêu cầu của bộ phận kinh doanh, xuất khẩu, bán hàng
- Trả lời các bảng khảo sát của khách hàng theo yêu cầu của kinh doanh/ xuất khẩu/ bán hàng. Cung cấp thông tin và trực tiếp trả lời khách hàng các câu hỏi về hệ thống
- Tập hợp hồ sơ để cung cấp cho khách hàng theo yêu cầu của kinh doanh/ xuất khẩu/ bán hàng
Kiểm soát hệ thống tài liệu của công ty, đảm bảo phù hợp theo yêu cầu của hệ thống quản lý và rõ ràng, đơn giản, chính xác, hiệu lực. Đảm bảo hệ thống hồ sơ phù hợp với yêu cầu các tiêu chuẩn:
- Thực hiện kiểm soát tài liệu đúng thủ tục/ quy trình kiểm soát tài liệu: kiểm tra, cấp số, ký xem xét, upload lên hệ thống, cảnh báo hết hiệu lực, lưu trữ văn bản, ... Truy xuất khi có yêu cầu.
- Kiểm tra, góp ý cho bộ phận chủ trì các tài liệu hệ thống đảm bảo phù hợp yêu cầu của các tiêu chuẩn đang áp dụng và yêu cầu khách hàng, đảm bảo không trùng lắp/ mâu thuẫn trong hệ thống.
- Hướng dẫn cho người soạn thảo tài liệu ở các bộ phận tuân thủ đúng thủ tục/ quy trình kiểm soát tài liệu
- Tổ chức lưu trữ hồ sơ giấy và điện từ của phòng: đầy đủ, đơn giản, dễ sử dụng, không mất dữ liệu
Công việc Group 5
- Tham gia các hoạt động hệ thống Group 5: đánh giá nội bộ, đánh giá tuân thủ luật
- Rà soát và thống nhất các quy trình và quy định áp dụng chung trong Group 5
- Đề xuất và tham gia cải tiến hệ thống Group 5 đồng bộ, tinh gọn, hiệu quả
Công việc khác:
- Báo cáo tháng, báo cáo KPI, …
- Thực hiện công việc liên quan đến hợp đồng, thanh toán của phòng và lưu trữ hồ sơ liên quan gồm: hợp đồng, đề xuất chi,…
- Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của cấp trên/ dự án cải tiến
